Muistilista hääpareille juhlapaikkapalaveria varten

Venueen eli juhlapaikkaan pari tutustuu nykypäivänä usein alkuun internetissä. Päivitetyt, selkeät ja runsailla kuvagallerioilla kuorrutetut kotisivut houkuttelevat tutustumaan juhlapaikkaan paremmin. Meillä ainakin karsiutui heti pois paikat, joilla ei ollut kunnon kotisivuja ja hyviä valokuvia tiloista. Paikkoja kun on paljon (ainakin täällä Turun seudulla) ja kuvista on helppo valita ne oman näköiset venuet ja lähteä niihin paikan päälle tutustumaan livenä.

Kun paikka on lyöty lukkoon, on palaverin paikka. Juhlapaikan yhteyshenkilön kanssa tavataan usein kahdesti, varauksen yhteydessä / heti jälkeen, sekä toisen kerran pari kuukautta ennen suurta päivää. Kun tämä kriittinen tapaaminen tulee ajankohtaiseksi, on hyvä tyhjentää kameran muisti, pujottaa taskuun mittanauha, kynä sekä laskin ja listata kysymykset ylös, jotta muistaa tiedustella kaiken tarpeellisen. Meillä catering tulee talon puolesta, joka helpottaa paljon. Erillisen cateringin kanssa on käytävä erikseen palaverissa ja sumplittava esim. juhlapaikan keittiötilojen ja cateringin yhteensopivuus. Ottakaa huomioon, että juhlatiloihin joissa on A-oikeudet, ei saa tuoda omia alkoholijuomia.

YLEISTÄ

• Menu? (Hyvä ruoka, parempi mieli - testatkaa häämenunne maut)

• Pöytäjärjestys? (Koittakaa pöytäjärjestys livenä, siirrelkää pöydät ja tuolit - vain näin näette mikä toimii ja mikä ei. Piirtäkää pöytäkartta - helpottaa istumajärjestyksen tekoa - ja ottakaa selvää kuka pöydät ja tuolit siirtelee)

• Onko tilassa A-oikeudet? Jos on, millainen juomavalikoima ja minkä hintaisia juomat ovat?

• Onko juhlatilalla hyväksi todettuja yhteistyökumppaneita (kukkakaupat, konditoriat, ohjelmapalvelut yms)? 

• Millä paikalla otetaan hääkuvat?

• Pistorasioiden paikat?

• Jatkojohtojen tarve?

• Valaistus sisätiloissa? Entä ulkona?

• WC tilat ja mahdollisen tarvikeboxin paikka? Jos haluatte naistenhuoneeseen esim. hajuvettä, hiuslakkaa, suoristusraudan, kamman, suihkutettavaa deodoranttia, laastaria, extra sukkahousut...

• Voiko lemmikin tuoda juhlapaikalle?
• Miten pöydät katetaan? (Jos teillä on tietty visio kattauksesta, kokeilkaa se ja ottakaa kuva, jonka voitte laittaa sähköpostitse muistutuksena henkilökunnalle)
• Saako makeat herkut tuoda tiloihin omasta takaa esim herkkubuffet, karkkibuffet tai hääkakku?
• Montako tarjoilijaa / vahtimestaria tms tarvitaan?

• Mitä sisältyy hintaan? (Lautasliinat, pöytäliinat, kukat, koristelu)
• Päivän ruokailujen aikatauluarvio? (Kuinka kauan kestää ruoan esillelaitto / pois korjaus / kahvin + kakun esillelaitto)

• Mihin aikaan tulee pilkku?

KORISTELU

• Tuolien malli (Tuolihuput / muu koristelu)

• Pöytien mitat pöytäliinoja / kaitaliinoja / koristelua varten? (Usealla juhlapaikalla on valkoiset pöytäliinat saatavilla, tarkistakaa asia)
• Milloin on mahdollista päästä koristelemaan juhlatilaa ja aiheutuuko kuluvista tunneista lisäkustannuksia?

• Millä menetelmillä koristeita saa kiinnittää?

• Saako tauluja / muita tavaroita siirtää?

• Minne karkkibuffetin / vieraskirjapöydän / photo boothin voi sijoittaa?
• Saako pöydissä polttaa kynttilöitä? (Historiallisesti merkittävissä rakennuksissa tämä ei välttämättä ole mahdollista) 

• Kuka siivoaa juhlatilan / korjaa koristeet pois ja milloin?
MUSIIKKI

• Onko juhlapaikalla äänentoistoa / mikkejä / videotykkiä + valkokangasta? (Mistä napista laitteet toimivat, kuka niitä hoitaa)

• Missä muodossa laitteista soitettava musiikki tulee olla?
• Milloin bändi / DJ voi järjestää soundcheckin?
• Mihin aikaan bändin / DJ'n tulee lopettaa?

ULKOILMASSA

• Mihin vieraat voivat jättää autonsa?
• Onko juhlatilan pihalla istumapaikkoja?

• Onko ulkona mahdollisuutta äänentoistolle?

• Missä ulos suunnitellut ohjelmanumerot toteutetaan sadesäällä?

• Mistä suunnasta aurinko paistaa?

• Missä tupakointi on sallittua?

• Mihin sijoitetaan tienviitat / kyltit?

Toivottavasti tästä oli apua juhlia järjestäville :)